Współczesne przedsiębiorstwa, decydując się na wdrożenie systemu ERP, stają przed kluczowym wyborem dotyczącym modelu wdrożenia: chmura (cloud) czy infrastruktura własna (on-premise). Ta decyzja ma fundamentalne znaczenie dla kosztów, elastyczności, bezpieczeństwa i ogólnej strategii IT firmy. Na przykładzie systemów Microsoft Business Central i Dynamics 365 Finance, rozważymy zalety i wady obu podejść, aby pomóc przedsiębiorstwom w dokonaniu świadomego wyboru, najlepiej dopasowanego do ich specyficznych potrzeb i oczekiwań. Zarówno Business Central jak i Dynamics 365 Finance oferują opcje wdrożenia w chmurze, natomiast Dynamics 365 Finance dostępny jest również w modelu on-premise, co daje szerokie spektrum możliwości wyboru.

ERP w chmurze – dostępność, elastyczność i niższe koszty początkowe

Rozwiązania ERP w chmurze, takie jak Business Central w wersji cloud oraz Dynamics 365 Finance w chmurze, charakteryzują się szeregiem zalet, które czynią je coraz bardziej popularnym wyborem, szczególnie wśród małych i średnich przedsiębiorstw, ale także coraz częściej wśród dużych organizacji.

Zalety ERP w chmurze:

• Niższe koszty początkowe (CAPEX vs OPEX): Jedną z kluczowych zalet chmury jest model opłat subskrypcyjnych. Przedsiębiorstwa nie muszą ponosić dużych wydatków kapitałowych (CAPEX) na zakup serwerów, licencji oprogramowania i infrastruktury IT. Zamiast tego, ponoszą regularne, przewidywalne koszty operacyjne (OPEX) w formie miesięcznej lub rocznej subskrypcji. To znacząco obniża barierę wejścia i ułatwia dostęp do nowoczesnych systemów ERP, szczególnie dla firm o ograniczonym budżecie.
• Szybsze wdrożenie: Wdrożenie systemu ERP w chmurze jest zazwyczaj znacznie szybsze niż w modelu on-premise. Nie ma potrzeby zamawiania, instalowania i konfigurowania serwerów i infrastruktury. Dostawca chmury zapewnia gotową infrastrukturę, a wdrożenie sprowadza się do konfiguracji systemu i migracji danych. Szybsze wdrożenie oznacza szybszy czas zwrotu z inwestycji i szybsze rozpoczęcie korzystania z korzyści płynących z systemu ERP.
• Skalowalność i elastyczność: Chmura oferuje niemal nieograniczoną skalowalność. Wraz z rozwojem firmy i wzrostem potrzeb, zasoby systemowe mogą być łatwo i szybko skalowane w górę lub w dół, w zależności od bieżących potrzeb. Elastyczność chmury pozwala na łatwe dodawanie nowych użytkowników, modułów i funkcjonalności, bez konieczności inwestowania w dodatkową infrastrukturę IT.
• Dostępność i mobilność: Systemy ERP w chmurze są dostępne z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do Internetu. Pracownicy mogą pracować zdalnie, korzystać z systemu w podróży służbowej, uzyskać dostęp do danych i funkcji ERP z tabletu czy smartfona. Mobilność i dostępność chmury wspierają nowoczesny model pracy hybrydowej i zwiększają efektywność zespołów rozproszonych geograficznie.
• Automatyczne aktualizacje i konserwacja: Dostawca chmury bierze na siebie odpowiedzialność za aktualizacje oprogramowania, konserwację systemu, backupy danych i zarządzanie infrastrukturą. Przedsiębiorstwa nie muszą zatrudniać wyspecjalizowanego personelu IT do tych zadań i mogą skupić się na swojej podstawowej działalności. Automatyczne aktualizacje zapewniają dostęp do najnowszych funkcjonalności i poprawek bezpieczeństwa, bez angażowania zasobów wewnętrznych.
• Bezpieczeństwo (outsourcing do dostawcy): Dostawcy chmury, tacy jak Microsoft, inwestują ogromne środki w bezpieczeństwo swoich centrów danych i platform chmurowych. Stosują zaawansowane mechanizmy ochrony przed cyberatakami, procedury bezpieczeństwa fizycznego i regularne audyty bezpieczeństwa. Dla wielu firm, szczególnie MŚP, outsourcing bezpieczeństwa do specjalistycznego dostawcy chmury może być korzystniejszy i bezpieczniejszy niż utrzymywanie bezpieczeństwa własnej infrastruktury IT.

Wady ERP w chmurze:

• Powtarzające się koszty subskrypcji: Model subskrypcyjny, choć korzystny na początku, w długim okresie może generować wyższe całkowite koszty posiadania (TCO) w porównaniu do modelu on-premise, szczególnie dla firm, które korzystają z systemu ERP przez wiele lat. Powtarzające się opłaty subskrypcyjne mogą być odczuwalne w budżecie firmy w długim terminie.
• Zależność od połączenia internetowego: Dostęp do systemu ERP w chmurze jest uzależniony od stabilnego i niezawodnego połączenia internetowego. Przerwy w dostępie do Internetu mogą sparaliżować pracę i dostep do systemu ERP. Dla firm działających w lokalizacjach o słabej infrastrukturze internetowej lub o wysokich wymaganiach dotyczących ciągłości działania, zależność od Internetu może być poważną wadą.
• Obawy o bezpieczeństwo danych (outsourcing kontroli): Chociaż dostawcy chmury inwestują w bezpieczeństwo, niektóre firmy mogą mieć obawy dotyczące przechowywania poufnych danych biznesowych poza własną infrastrukturą i utraty pełnej kontroli nad danymi. Konieczność powierzenia danych zewnętrznemu dostawcy może budzić obawy o poufność, integralność i dostępność danych.
• Ograniczona personalizacja (w porównaniu do on-premise): Systemy ERP w chmurze są zazwyczaj bardziej standaryzowane i oferują mniejsze możliwości personalizacji i dostosowania do specyficznych wymagań biznesowych w porównaniu do rozwiązań on-premise. Chociaż Business Central i Dynamics 365 Finance w chmurze oferują możliwości konfiguracji i rozszerzania funkcjonalności, zakres dostosowań jest zazwyczaj bardziej ograniczony niż w wersji on-premise.
• Uzależnienie od dostawcy (vendor lock-in): Wybierając rozwiązanie ERP w chmurze, firma uzależnia się od konkretnego dostawcy chmury. Migracja do innego dostawcy lub powrót do modelu on-premise w przyszłości może być skomplikowana i kosztowna. Vendor lock-in to ryzyko związane z uzależnieniem od jednego dostawcy technologii i ograniczeniem możliwości zmiany dostawcy w przyszłości.

Więcej informacji na temat Business Central i Dynamics 365 Finance znajdziesz tutaj: https://excelraport.pl/index.php/2025/03/07/business-central-kontra-dynamics-365-finance/

ERP on-premise – kontrola, personalizacja i bezpieczeństwo w infrastrukturze własnej

Rozwiązania ERP on-premise, takie jak Dynamics 365 Finance w wersji on-premise (Business Central również oferuje opcje on-premise), charakteryzują się innymi zaletami i wadami, które mogą być bardziej atrakcyjne dla dużych, złożonych organizacji o specyficznych wymaganiach.

Zalety ERP on-premise:

• Większa kontrola nad danymi i systemem: Firma ma pełną kontrolę nad infrastrukturą IT, danymi i systemem ERP. Sama decyduje o bezpieczeństwie, backupach, aktualizacjach i dostosowaniach systemu. Pełna kontrola nad systemem i danymi jest kluczowa dla firm z branż regulowanych lub o wysokich wymaganiach dotyczących bezpieczeństwa i poufności danych.
• Personalizacja i elastyczność: Rozwiązania on-premise oferują największą możliwość personalizacji i dostosowania systemu do specyficznych wymagań biznesowych. Firma ma pełną swobodę w zakresie modyfikacji kodu źródłowego, tworzenia dedykowanych funkcjonalności i integracji z innymi systemami lokalnymi. Elastyczność i personalizacja są kluczowe dla firm o unikalnych procesach biznesowych lub potrzebie integracji z istniejącą infrastrukturą IT.
• Brak zależności od połączenia internetowego (dla operacji podstawowych): Działanie systemu ERP on-premise nie jest uzależnione od dostępu do Internetu w zakresie podstawowych funkcji operacyjnych w sieci lokalnej. Firma może dalej pracować z systemem ERP nawet w przypadku awarii Internetu, co zapewnia ciągłość działania kluczowych procesów biznesowych.
• Potencjalne oszczędności w długim terminie (jeśli infrastruktura istnieje i jest dobrze zarządzana): W długim terminie, całkowite koszty posiadania (TCO) systemu ERP on-premise mogą być niższe niż w modelu chmurowym, szczególnie dla firm, które już posiadają własną infrastrukturę IT, personel IT i kompetencje do zarządzania systemem. Jednak należy pamiętać, że początkowe nakłady kapitałowe (CAPEX) są znacznie wyższe w modelu on-premise.

Wady ERP on-premise:

• Wysokie koszty początkowe (CAPEX): Wdrożenie systemu ERP on-premise wymaga znacznych inwestycji kapitałowych (CAPEX) na zakup serwerów, licencji oprogramowania, infrastruktury IT, baz danych i innych komponentów. Wysokie koszty początkowe mogą stanowić barierę wejścia, szczególnie dla mniejszych firm.
• Dłuższy czas wdrożenia: Wdrożenie systemu ERP on-premise jest zazwyczaj dłuższe i bardziej skomplikowane niż wdrożenie w chmurze. Wymaga czasu na zamówienie, dostawę, instalację i konfigurację infrastruktury IT, a także na dostosowanie systemu i migrację danych. Dłuższy czas wdrożenia przekłada się na opóźnienie w czasie osiągnięcia korzyści z systemu ERP.
• Odpowiedzialność za utrzymanie, aktualizacje i bezpieczeństwo: Firma bierze na siebie pełną odpowiedzialność za utrzymanie systemu, aktualizacje oprogramowania, bezpieczeństwo danych, backupy i zarządzanie infrastrukturą IT. Wymaga to zatrudnienia wyspecjalizowanego personelu IT i ponoszenia kosztów związanych z utrzymaniem infrastruktury i systemu.
• Ograniczona dostępność i mobilność: Dostęp do systemu ERP on-premise jest zazwyczaj ograniczony do sieci lokalnej firmy. Dostęp zdalny wymaga dodatkowej konfiguracji i może być mniej wygodny niż w przypadku rozwiązań chmurowych. Mobilność i dostępność systemu on-premise są zazwyczaj mniejsze niż w chmurze.
• Wyzwania skalowalności: Skalowanie systemu ERP on-premise może być bardziej skomplikowane i kosztowne niż w chmurze. Dodanie nowych użytkowników lub modułów może wymagać rozbudowy infrastruktury IT, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i czasem.

Model hybrydowy – kompromis pomiędzy chmurą a on-premise

Oprócz czystych modeli chmurowych i on-premise, istnieje również model hybrydowy, który łączy elementy obu podejść. W modelu hybrydowym, niektóre moduły lub funkcjonalności systemu ERP mogą być wdrożone w chmurze, podczas gdy inne pozostają w infrastrukturze własnej firmy. Model hybrydowy może być atrakcyjny dla firm, które chcą wykorzystać zalety chmury w niektórych obszarach, zachowując jednocześnie kontrolę nad kluczowymi danymi i procesami w infrastrukturze on-premise.

Jak wybrać odpowiedni model wdrożenia ERP?

Wybór między ERP w chmurze a on-premise to indywidualna decyzja, która powinna być podyktowana specyficznymi potrzebami, rozmiarem, strategią i zasobami firmy. Przy podejmowaniu decyzji warto wziąć pod uwagę następujące czynniki:

• Rozmiar i złożoność firmy: Mniejsze firmy zazwyczaj preferują chmurę ze względu na niższe koszty początkowe i łatwość wdrożenia. Duże, złożone organizacje mogą skłaniać się ku modelowi on-premise lub hybrydowemu ze względu na potrzebę personalizacji, kontroli i integracji z istniejącą infrastrukturą.
• Budżet i zasoby: Firmy z ograniczonym budżetem i zasobami IT często wybierają chmurę ze względu na niższe koszty początkowe i mniejsze wymagania dotyczące personelu IT. Firmy dysponujące większym budżetem i własnym działem IT mogą rozważyć model on-premise.
• Infrastruktura IT i ekspertyza: Dostępność własnej infrastruktury IT i personelu z odpowiednimi kompetencjami wpływa na atrakcyjność modelu on-premise. Firmy bez własnego działu IT lub o ograniczonej ekspertyzie IT częściej wybierają chmurę.
• Wymagania dotyczące bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami: Branże regulowane lub firmy o wysokich wymaganiach dotyczących bezpieczeństwa danych mogą preferować model on-premise ze względu na większą kontrolę nad danymi. Jednak warto pamiętać, że dostawcy chmury, tacy jak Microsoft, oferują wysoki poziom bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.
• Potrzeby w zakresie personalizacji i elastyczności: Firmy o unikalnych procesach biznesowych lub potrzebie rozbudowanych dostosowań mogą skłaniać się ku modelowi on-premise, który oferuje większą elastyczność w zakresie personalizacji.
• Długoterminowa strategia i plany rozwoju: Długoterminowa strategia rozwoju firmy, plany skalowania biznesu i oczekiwania w zakresie innowacji również powinny być uwzględnione przy wyborze modelu wdrożenia ERP.

Podsumowując, nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, który model wdrożenia ERP jest lepszy – chmura czy on-premise. Oba podejścia mają swoje zalety i wady, a optymalny wybór zależy od specyficznych uwarunkowań i priorytetów danego przedsiębiorstwa. Dokładna analiza potrzeb biznesowych, zasobów i strategii rozwoju jest kluczowa do podjęcia świadomej decyzji i wyboru modelu wdrożenia ERP, który najlepiej wesprze sukces Twojej firmy.